Livret d’accueil entreprise : à quoi ça sert et comment le mettre en place ?

Véritable outil de communication, le livret d’accueil est un document qui présente les informations importantes sur une structure dans le cadre du processus d’accueil de nouveaux arrivants. Très utilisé dans les entreprises et les services RH pour faciliter l’intégration des salariés et stagiaires, ce document permet d’informer, d’accompagner, convaincre, réassurer et engager ses futurs collaborateurs ou clients.

Obligation légale liées au livret d’accueil

Le livret d’accueil n’est pas obligatoire à l’exception des établissements de santés qui doivent en disposer depuis 2002. Si la loi ne contraint aucune entreprise à créer ce type de document, de nombreuses structures disposent d’un ou livret d’accueil. En effet, ce dernier peut offrir de nombreux atouts en termes de communication ou de prévention.

Les différents cas d’usage du livret d’accueil

Certaines entreprises utilisent un livret d’accueil spécifique aux différents processus d’intégration de personnel ou de stagiaire. Le livret d’accueil est donc utilisé dans de nombreux domaines :

Le livret d’accueil d’entreprise est par exemple utilisé dans le cadre des processus d’onboarding d’une entreprise pour faciliter l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants.
L’accueil de stagiaire, d’apprenant ou d’alternant peut donner lieu à la création d’un livret d’accueil stagiaire ; notamment dans le cadre d’organisme de formation comme Anaio.
Le livret d’accueil hygiène et sécurité au travail qui permet d’informer une personne des dangers, risques et processus à respecter dans son environnement de travail.

Que mettre dans un livret d’accueil ?

N’étant pas normalisé, le contenu du livret d’accueil est laissé à l’appréciation de la structure qui met en œuvre le document. C’est elle qui détermine les informations à y faire figurer qui lui semblent pertinentes en fonction de l’objectif qui est donné au document.

Pour autant, la plupart du temps, un livret d’accueil est structuré autour de 3 axes :

La présentation de la structure (entreprise, organisme de formation, hôtel, gîte …)
Les informations relatives à l’objet du livret d’accueil (formation, onboarding, stage, entreprise, présentation aux visiteurs, sécurité …)
Un ensemble d’informations pratiques

La présentation de l’entreprise ou de la structure

La partie de présentation de la structure d’un livret d’accueil contient en général différentes sections qui permettent d’avoir une vision d’ensemble de l’activité et du positionnement de l’entreprise.

On peut y retrouver entre autres :

Une description brève de l’entreprise
Un mot d’accueil du directeur ou des remerciements
La présentation du secteur d’activité et des thématiques couvertes par la structure
Une description de l’offre de l’établissement
Les différentes accréditations et certifications en vigueur
Les éléments relatifs à la démarche qualité mise en place par l’entreprise
La mission et les valeurs de l’entreprise ou l’organisme de formation
L’objet du livret

Cette partie du livret d’accueil est l’occasion de remercier le nouveau venu pour sa confiance. Elle agit également comme argumentaire commercial de réassurance.

Les informations spécifiques en fonction l’objectif et du type de livret d’accueil

Le cœur du livret d’accueil dépend de nombreux facteurs est doit être construit en interne, néanmoins voici quelques exemples de contenu de livret d’accueil

Accueil et intégration des employés, stagiaires et nouveaux venus

Un livret d’accueil d’entreprise est un outil d’intégration et un support de politique RH et de communication de l’entreprise. Le contenu du livret d’accueil joue donc un rôle essentiel dans le parcours d’onboarding et l’image que perçoit le nouveau salarié de l’entreprise. Pour être efficace, son contenu doit être informatif, engageant.

De plus, il doit s’appuyer sur un réel parcours salarié qui permette à la nouvelle recrue de s’intégrer sereinement dans son environnement de travail, mais aussi de comprendre et d’adhérer aux valeurs de l’entreprise.

Présentation du déroulement du onboarding (processus d’intégration)
Outils et procédures utilisées dans l’entreprise
Environnement et organisation du travail (équipes …)
Les avantages offerts par l’entreprise
La gestion du temps de travail
Les représentants du personnel
La formation
Les événements de l’entreprise

Communication sur les règles d’hygiène et sécurité

Le livret d’accueil hygiène et sécurité fournit des informations indispensables sur les outils et les processus de travail afin de limiter les risques liés au métier ou l’environnement de travail. C’est pourquoi le livret d’accueil dédié à la sécurité pourra donc contenir les éléments suivants :

Présentation des risques
Organisation du travail
Procédures
Outils de travail et consignes d’utilisation
Protections collectives
Consignes liées à l’environnement, l’hygiène et la sécurité

Accueil de stagiaires en formation

Le livret d’accueil stagiaire a pour objectif de présenter de dérouler du stage et d’accompagner l’apprenant en lui communiquant les informations et ressources utiles sur lesquelles il pourra s’appuyer :

Règle et procédures à respecter
Outils à disposition
Objectifs et déroulement du stage
Planning de stage
Organigramme et présentation des encadrants et référents
Évaluation

Livret d’accueil formation / formateur

L’objectif du livret d’accueil formation est de fournir au participant d’une formation les informations pratiques sur le déroulement des formations. Le cœur du livret d’accueil pourra donc être structuré ainsi :

Accueil des apprenants
Horaires de formation
Salles de formations
Équipements fournis dans le cadre des formations en présentiel
Droits et devoir des participants

De la même manière, le document peut aborder les différents aspects du déroulement de la session de formation au plan pédagogique, du suivi et des moyens mis à disposition des apprenants :

Ressources documentaires
Modalités et processus pédagogiques
Contrôle des connaissances
Évaluation de satisfaction
Suivi

Les informations logistiques et pratiques

Enfin, le livret d’accueil est le support privilégié pour communiquer l’ensemble des informations d’ordre pratique sur l’entreprise, l’organisme de formation ou l’établissement de santé :

Plan d’accès, itinéraire et moyen de transport
Règlement intérieur et éventuel protocole sanitaire employé dans les locaux
Informations d’ordre pratique : hébergement, transport, restauration
Les informations de contact, interlocuteurs

L’impact du format d’un livret d’accueil

La réussite d’un livret d’accueil est une histoire de contenu, d’objectif, de mise en oeuvre au sein des processus de l’entreprise mais également un choix de format. En effet, une fois son contenu finalisé, votre livret d’accueil peut être transmis au format papier ou au format digital…

Au-delà du classique format PDF, vous pouvez d’ailleurs opter pour des formats digitaux encore plus modernes telles qu’une vidéo, un site dédié ou une application par exemple. Outre la modernité, ces éléments vous permettront également de vous différencier auprès de vos futurs salariés, stagiaires ou apprenants en plus de réduire son impact environnemental, sa simplicité de mise à jour et de diffusion.