rgpd formation

Découvrez comment est mis en place le RGPD dans le cadre de l’organisme de formation Anaio.

Préambule au RGPD formation en place chez Anaio

Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles est entré en application le 25 mai 2018 dont l’objectif principal est de renforcer le droit des personnes quant au recueil, à l’utilisation et la portabilité de leurs données personnelles. Afin de respecter la conformité de ses actions avec les impératifs du RGPD et instaurer une relation de confiance avec ses prospects, clients et apprenants ; Anaio met en place e formulaire de consentement et vous informe sur nos protocoles de gestion des données.

Fonctionnement du rgpd dans l’organisme de formation

La suite de cette page vous explique pas à pas comment est mis en place le rgpd dans l’organisme de formation :
  • quelles sont les données collectées par l’organisme dans le cadre des formations
  • Dans quel but ces données personnelles sont collectées
  • Comment elles sont utilisées
  • Comment vous pouvez gérer vos données personnelles et demander leur modification à l’organisme.

Dans quel cadre l’organisme de formation collecte-t-il vos données personnelles ?

Dans le cadre de la mission de formation ou de service que vous confiez notre entreprise, celle-ci doit recueillir un certain nombre d’informations vous concernant, afin de réaliser les tâches liées à cette mission : respecter ses obligations légales et de certification qualité, comptabilité, fiscalité et responsabilité professionnelle. Anaio peut également utiliser ses données à des fins d’analyse statistique interne et de communication sur des ressources documentaires, ses prestations et événements passés ou à venir. Enfin l’organisme de formation peut être amené à échanger des informations vous concernant avec l’organisme que vous avez sollicité pour la prise en charge du financement de votre action de formation. Elles sont collectées et sont utilisées avec votre accord et conformément aux règles européennes et nationales sur la protection des données.

Quelles sont les données personnelles collectées

Données liées à la gestion opérationnelle des apprenants, formations et événements

Les informations personnelles recueillies dans ce cadre font l’objet d’un traitement destiné à assurer la gestion administrative, qualité, statistique internet et légale et financière relatives à vos demandes de services, prestations et parcours de formation. Note importante : Refusez l’utilisation des données personnelles nécessaires à la gestion opérationnelle explicitées dans ce paragraphe vous empêchera de bénéficier de l’ensemble de nos outils et services. Les informations recueillies sont les suivantes :
  • Pour l’identification des personnes : Civilité, prénom, nom, date de naissance (pour éviter les potentiels homonymes ou « doublons ») le cas échéant
  • A des fins comptables : toute informations permettant d’identifier votre entreprise et d’échange de documents comptables : devis, facturation …
  • A des fins de communication client : email, adresse postale [envoi de documents officiels], adresse de facturation [devis, facturation], numéro de téléphone.
  • A des fins d’orientation, d’accompagnement et d’adaptation de nos prestations : Situation maritale et parentale, niveau de formation, connaissances et reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé … le cas échéant.

Marketing et visibilité de l’organisme de formation

Si votre consentement préalable a été obtenu, certaines de vos données personnelles peuvent être utilisées dans le cadre de la communication de l’organisme de formation sur des supports publics (sites internet, réseaux sociaux). Ils sont alors essentiellement : votre image, vos citations, nom, prénom, fonction, le nom de votre entreprise.

Informations et communication client

Les données recueillies dans le cadre de la communication client permettent à ANAIO de communiquer avec vous et vous envoyer des informations si vous l’y avez autorisé. Les données personnelles utilisées ici sont :
  • Dans le cadre de communication digitale : vos prénom, email et liste de thématiques qui vous intéresse parmi l’offre de l’organisme de formation pour cibler les contenus pertinents.
  • Dans le cadre de communication courrier : vos prénoms, nom, adresse postale et liste de thématiques qui vous intéresse parmi l’offre de l’organisme de formation pour cibler les contenus pertinents.
  • Dans le cadre d’une communication téléphonique : vos prénoms, nom, numéro de téléphone et liste de thématiques qui vous intéresse parmi l’offre de l’organisme de formation pour vous informer d’éléments pertinent uniquement.

Consultation du site internet et lien depuis nos emails ou newsletter

Dans le cadre des visites du site internet par un internaute ou d’un clic sur le lien d’une newsletter sont conservées à des fins statistiques ou de sécurisation par les outils du site internet : les URLS consultées, la date de consultation, l’adresse IP du visiteur.

Comment vos données sont elles stockées et sécurisées

Les documents dans lesquels apparaissent vos données peuvent être stockés au format papier ou numérique soit au sein du système d’information propre à l’organisme de formation ; soit dans les applications et outils de gestion utilisés par l’organisme de formation choisis notamment pour leur compatibilité RGPD. L’organisme de formation reste libre du choix de ses sous-traitants à la condition qu’ils présentent les garanties suffisantes au regard des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679) exclusivement localisées au sein de l’Union Européenne. Anaio s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des Informations et notamment qu’elles ne soient pas communiquées à des personnes non autorisées. Les bases de données sont protégées par les dispositions de la loi du 1er juillet 1998 transposant la directive 96/9 du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données, la loi du 21 Juin 2014 pour la confiance dans l’Economie Numérique, la Loi Informatique et Liberté du 06 Août 2004 ainsi que du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679) en application depuis le 25 mai 2018. Nous nous engageons à vous informer pleinement de toutes les questions relevant de la sécurité de vos données et à vous fournir toutes les informations nécessaires pour vous aider à respecter vos droits.

Qui aura accès à vos données personnelles

Vos données sont uniquement accessibles par les personnes travaillant chez Anaio ayant un rôle dans la mission que vous nous avez confiée. Ils sont :

  • Le responsable des données RGPD
  • La personne en charge de la démarche qualité
  • L’interlocuteur en charge de votre accompagnement et de votre suivi client
  • Le ou les formateurs qui animeront les sessions de formation ou événements auxquels vous participez
  • La ou les personnes en charge de la comptabilité
  • La, ou les personnes en charge de la communication et du marketing (si vous avez donné votre consentement).

Quels sont les droits dont vous disposez sur les données personnelles collectées ?

Vous pouvez accéder et obtenir une copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données. Conformément à la réglementation européenne en vigueur, vous disposez des droits suivants :
  • Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données personnelles.
  • Droit de verrouillage ou d’effacement des données à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite
  • Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD)
  • Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD)
  • Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD)
  • Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
  • Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui Anaio devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’ils auront préalablement désigné.

Objectifs et durée de conservation de vos données personnelles

Les données récoltées par Anaio sont stockées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de votre organisme de formation, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de certification qualité et statistiques [Qualiopi], comptabilité et responsabilité.

Comment exercer vos droits ?

L’organisme de formation vous offre la possibilité d’exercer vos droits de façon simple et rapide. Ainsi, vous pouvez :
  • Contacter Monsieur Bertrand Vautravers, responsable des données chez Anaio en utilisant les coordonnées téléphoniques présentes sur le site de l’organisme de formation.
  • Utiliser le formulaire de contact dédié au traitement des données RGPD sur le site formulaire rgpd
Pour toute information complémentaire ou réclamation, vous pouvez contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).